Richiesta di concessione temporanea delle sale del Quartiere 4
Dettagli
A chi è rivolto
- cittadini
- associazioni ed enti del Terzo Settore (ETS)
- enti pubblici e privati
- gruppi politici
- artisti e operatori culturali
Come fare
È necessario compilare lo specifico modulo di richiesta.
Cosa serve
Documentazione obbligatoria per tutte le sale:
- Modulo di richiesta specifico relativo allo spazio di interesse (Limonaia/Chiostro , Sala delle Colonne o Sala del Consiglio ), debitamente compilato e firmato in ogni sua parte.
- Copia del documento di identità in corso di validità del richiedente, senza il quale non è possibile dare seguito all'istanza.
- Programma dettagliato dell'iniziativa ed eventuale materiale promozionale come volantini o altro.
- Copia dello Statuto dell'associazione, ente o gruppo politico, qualora la richiesta non sia presentata da un privato cittadino.
Documenti aggiuntivi specifici per Limonaia e Chiostro
- Curriculum vitae dell'artista o degli artisti coinvolti nella manifestazione.
- Idonea polizza assicurativa RCT/RCO a copertura di eventuali danni all'immobile, alle pertinenze verdi, a persone o cose, con un massimale minimo previsto di euro 3.000.000,00
Cosa si ottiene
Al termine dell'istruttoria, se la richiesta riceve parere favorevole dal Collegio di Presidenza del Quartiere 4, il richiedente ottiene l'atto di concessione temporanea o il provvedimento di disponibilità dello spazio richiesto all'interno di Villa Vogel.
Tempi e scadenze
L'iter per l'ottenimento della concessione degli spazi di Villa Vogel prevede il rispetto di scadenze precise per la presentazione dei pagamenti, del materiale informativo e per lo svolgimento delle attività:
Scadenze per i pagamenti e rimborsi spese
- Rimborsi spese e canoni: In caso di concessione onerosa, il pagamento di quanto dovuto per l'utilizzo dello spazio deve essere corrisposto almeno 3 giorni prima della data di fruizione dello spazio.
- Ricevuta per riscaldamento straordinario: Per l'utilizzo della Sala delle Colonne e della Sala del Consiglio in orari extra-ufficio (costo di € 28,17), la ricevuta dell'avvenuto pagamento deve essere tassativamente fornita agli uffici nei giorni che precedono l'evento.
Scadenze per la comunicazione e il materiale pubblicitario
- Consegna materiale promozionale: Se l'iniziativa viene pubblicizzata, il richiedente ha l'obbligo di consegnare una copia del materiale pubblicitario (volantini, locandine, ecc.) al Presidente del Quartiere 4 prima della sua diffusione, e comunque non oltre il 7° giorno antecedente all'iniziativa.
Tempistiche di utilizzo degli spazi
- Allestimento e disallestimento: I giorni e gli orari richiesti nel modulo devono essere comprensivi sia delle attività dell'evento sia dei tempi necessari per le operazioni di montaggio, allestimento, smontaggio e disallestimento delle strutture.
- Riconsegna dei locali: I locali e i servizi igienici devono essere riconsegnati liberi, sgombri e puliti al termine dell'iniziativa, rispettando rigorosamente gli orari stabiliti nell'atto di concessione.
Tempi del procedimento amministrativo
- Erogazione del provvedimento: La concessione temporanea viene formalizzata solo a seguito della valutazione della richiesta da parte del Collegio di Presidenza del Quartiere 4 durante la prima seduta utile. L'atto di concessione finale viene consegnato e deve essere sottoscritto prima dello svolgimento dell'evento.
Quanto costa
Il servizio di concessione temporanea delle sale e degli auditorium del Quartiere 4 è gratuito.
Accedi al servizio
Villa Vogel
Vincoli
I soggetti richiedenti sono tenuti al rispetto rigoroso di vincoli normativi, gestionali e di sicurezza specifici per l'uso dei locali di Villa Vogel:
1. Limiti di capienza e sicurezza
È tassativamente vietato e perseguibile penalmente superare gli indici di sicurezza e la capienza massima fissata per ciascuno spazio:
- Limonaia di Villa Vogel: massimo 100 persone.
- Chiostro di Villa Vogel: massimo 100 persone.
- Sala del Consiglio: massimo 50 persone.
- Sala delle Colonne: massimo 25 persone. Nel caso in cui tali capienze vengano superate, la responsabilità ricade direttamente sul sottoscritto richiedente.
2. Coperture assicurative
- Per Limonaia e Chiostro: È obbligatorio dotarsi di un'idonea polizza assicurativa RCT/RCO a copertura di eventuali danni all'immobile, al verde di pertinenza, a persone e/o cose derivanti dall'attività. Il massimale minimo richiesto è di euro 3.000.000,00 e le garanzie devono estendersi a tutti gli altri soggetti abilitati a partecipare allo svolgimento delle attività.
- Per Sala del Consiglio e Sala delle Colonne: Il richiedente dichiara di assumersi la responsabilità civile, penale e patrimoniale per eventuali danni a persone o cose limitatamente all'uso dei locali, provvedendo, se del caso, a dotarsi di idonea copertura assicurativa.
3. Orari e Servizio di Vigilanza obbligatorio
- Gli orari di apertura e chiusura al pubblico fissati per le singole iniziative vanno rispettati autonomamente, assumendosi gli eventuali oneri relativi.
- I locali e i servizi vanno utilizzati esclusivamente per il corretto svolgimento delle attività e negli orari per i quali sono stati richiesti.
- Uso in orario di chiusura: In caso di utilizzo degli spazi (Sala del Consiglio e Sala delle Colonne) negli orari di chiusura al pubblico della sede del Quartiere, il concessionario ha l'obbligo di avvalersi dei servizi di vigilanza assicurati dalla ditta a cui l'Amministrazione Comunale ha affidato l'incarico, facendosi interamente carico dei relativi oneri.
4. Gestione e riconsegna dei locali
Il richiedente si impegna a:
- Usare gli spazi in modo corretto e scrupoloso, assicurando il buon uso della sala e l'osservanza delle norme di pubblica sicurezza, di igiene e di tutela della quiete pubblica.
- Riconsegnare gli spazi liberi, sgombri, chiusi (porte, finestre, luci) e in condizioni di pulizia ottimali, inclusi bagni, cortili, ingressi e pertinenze.
- Rifondere l'ente concessionario per qualsiasi danno arrecato al locale, alle attrezzature e agli arredi.
5. Comunicazione e materiale pubblicitario
- Qualora vengano pubblicizzate le iniziative, vi è l'obbligo di consegnare una copia del materiale pubblicitario (volantini, locandine, ecc.) al Presidente del Quartiere 4 prima della loro diffusione, e comunque non oltre il settimo giorno antecedente all'iniziativa.
6. Regolamento interno
- È obbligatorio rispettare le norme contenute nel Titolo IV del Regolamento interno del Q4 "Criteri per la concessione degli spazi della sede civica del Quartiere".
Condizioni di servizio
Per conoscere i dettagli di scadenze, requisiti e altre informazioni importanti, leggi i termini e le condizioni di servizio.
Contatti
Unità organizzativa responsabile
Documenti
Normativa di riferimento
- D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 – "Disciplina dell'imposta di bollo". Regola l'obbligo di applicazione della marca da bollo sulle istanze e i relativi casi di esenzione.
- D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117 – "Codice del Terzo Settore". Disciplina, in particolare agli articoli dedicati, le esenzioni dall'imposta di bollo per gli Enti del Terzo Settore (ETS) registrati.
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa". Nello specifico:
Articoli 46 e 47: relative alle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà rese dal richiedente nel modulo di domanda.
Articolo 76: relativo alle sanzioni penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e falsità in atti.
- Regolamento interno del Quartiere 4, Titolo IV – "Criteri per la concessione degli spazi della sede civica del Quartiere". Disciplina i criteri, le modalità di richiesta, i vincoli d'uso, i rimborsi spese e le responsabilità dei soggetti concessionari per l'utilizzo delle sale comunali.