SINTESI DELL'ITER PROCEDURALE PER L'UTILIZZO DEGLI SPAZI SCOLASTICI
IN APPLICAZIONE DELLA CONVENZIONE


 

  STIPULA DELLA CONVENZIONE
L’Istituzione scolastica, di cui si propone di utilizzare gli spazi in orario extra-curricolare, deve aver stipulato la convenzione.
 
 
PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA ALLA SCUOLA Convenzione - ART. 4

Obbligo di presentazione della domanda Coloro che intendono utilizzare gli spazi scolastici devono presentare apposita domanda al Dirigente scolastico. Chi può presentare la domanda I soggetti ammessi all'utilizzo degli spazi scolastici sono elencati all'art.2 della Convenzione.

Vedi "Gestione delle attività: soggetti proponenti e gestori" pag.63

Contenuto della domanda La domanda deve contenere obbligatoriamente alcuni dati che fanno riferimento ai seguenti ordini di informazioni:
  1. identificazione del soggetto proponente l'attività
  2. spazi da utilizzare per le attività
  3. orari di svolgimento dell'attività
  4. titolari di responsabilità
  5. modalità di vigilanza
  6. descrizione e programma delle attività [in allegato alla domanda]
    - titolo del progetto
    - soggetti che gestiscono le attività, personale impiegato,
    - soggetti che partecipano alle attività
    - altri soggetti eventualmente coinvolti
    - descrizione delle attività
    - materiali e attrezzature utilizzati o necessari
    - obiettivi generali dell'iniziativa
  7. piano delle spese [in allegato alla domanda]
    - totale dell'importo richiesto e singole voci di spesa
    - risorse finanziarie investite dal proponente
    - forme di autofinanziamento o contributo dei partecipanti
    - risorse investite dalla scuola
    - altri finanziamenti

    Vedi capitolo "Modulistica - per i soggetti che chiedono di utilizzare gli spazi scolastici" pagg. 73-92: vi sono riportati i fac simile delle domande per ognuno dei soggetti ammessi all'utilizzo degli spazi scolastici. Essi sono completi di tutti i contenuti e dichiarazioni previsti obbligatoriamente e riportano in ultimo anche l'elenco della documentazione allegata che occorre presentare pena l'esclusione della domanda.
     

Esame da parte del Consiglio di Circolo/Istituto Il Dirigente scolastico sottopone la domanda all'esame del Consiglio di Circolo/Istituto, che valuta la coerenza delle attività proposte con i requisiti generali previsti dalla convenzione (art.1) e con i piani formativi istituzionali, nonché l'idoneità dei soggetti proponenti, la compatibilità finanziaria.

Il Consiglio di Circolo o di Istituto approva la domanda e il relativo progetto di attività con specifico atto deliberativo.
 

  NULLA OSTA PER L'EROGAZIONE DEI FINANZIAMENTI

Comunicazione delle domande approvate e dei relativi progetti di attività L'Istituzione scolastica comunica al Gruppo di coordinamento interistituzionale domande ricevute e i relativi progetti approvati, al fine di usufruire del finanziamento.
Tale comunicazione è effettuata tramite compilazione in formato elettronico (programma Word) dell'apposito "Modulo per la presentazione dei progetti di utilizzo degli spazi scolastici in orario extracurricolare".
Una volta compilato, il modulo deve essere inviato per posta elettronica alla segreteria del Gruppo di coordinamento interistituzionale presso il Comune di Firenze, Ufficio Tempi e Spazi della città al seguente indirizzo: temps5@comune.fi.it.

Vedi "Modulistica - per le istituzioni scolastiche" - "Modulo per la presentazione dei progetti di utilizzo degli spazi scolastici in orario extracurricolare" pag. 93: vi è riportato il fac simile del modulo in questione, realizzato per facilitare sia le scuole nella trasmissione dei dati sia gli Enti nelle operazioni di riscontro.

Si precisa che il modulo, nella "Parte I" comprende anche la "Comunicazione al Gruppo di Coordinamento interistituzionale delle domande di utilizzo degli spazi scolastici approvate dal Consiglio di Circolo/Istituto", già inserita nella prima edizione del dossier "NUOVISPAZI" (pagg. 63-66) e precedentemente inviata in cartaceo.

Nulla osta del gruppo di coordinamento interistituzionale Il Gruppo di coordinamento interistituzionale esamina i progetti approvati dal Consiglio di Circolo/Istituto ed esprime il nulla osta all'erogazione dei finanziamenti
Tale esame consiste nella verifica preliminare della conformità delle attività oggetto di domanda con la disciplina fissata dalla convenzione (adempimento dell'iter procedurale, conformità del piano spese) e nella successiva valutazione della maggiore rispondenza agli obiettivi più innovativi della D.M. 133/96 quali sono assunti dalla convenzione stessa.
Affinché la valutazione si realizzi nel rispetto delle reciproche competenze e in una dimensione di chiarezza ed equità, il Gruppo di coordinamento interistituzionale ha individuato dei precisi criteri, adottati secondo un ordine di priorità definito. Tali criteri e il relativo ordine di priorità sono riportati in questo dossier. Vedi "Criteri per la valutazione dei progetti di utilizzo degli spazi scolastici approvati dal Consiglio di Circolo/Istituto in ordine alla priorità dei finanziamenti assegnati dal Gruppo di Coordinamento Interistituzionale" pag. 71
Vedi "Gruppo di coordinamento interistituzionale - Composizione e compiti" pag. 29     COMUNICAZIONE DELL'AUTORIZZAZIONE ALL'UTILIZZO DEGLI SPAZI SCOLASTICI

Una volta ricevuto il nulla osta dal Gruppo di Coordinamento interistituzionale, l'Istituzione scolastica comunica ai soggetti richiedenti l'accettazione della domanda di utilizzo degli spazi scolastici.
Tale comunicazione deve essere redatta sulla base di uno schema che è stato approvato dagli Enti contestualmente alla convenzione ed ad essa allegato.

Vedi "Modulistica - per le istituzioni scolastiche" – "Schema di comunicazione dell'autorizzazione all'utilizzo degli spazi scolastici per attività extra-scolastiche" pag. 103
REGIME DELLE SPESE Convenzione - ART. 7
Attribuzioni degli Enti Locali

Gli Enti Locali stanziano, per le rispettive competenze, per ogni anno scolastico nei rispettivi bilanci, con apposito capitolo, le risorse finalizzate alla realizzazione della convenzione.
I finanziamenti stanziati dagli Enti Locali tengono conto delle risorse disponibili per ciascun anno finanziario e sono finalizzati a:

Gli Enti comunicano alle scuole la somma complessiva stanziata per ciascun anno finanziario, affinché esse possano programmare le attività in attuazione della convenzione.

Vedi "Utilizzo della somma forfettaria trasferita alle scuole dagli Enti Locali" pag. 65   Attribuzioni delle Istituzioni scolastiche

Le Istituzioni scolastiche:

Le spese inerenti le attività per gli istituti di istruzione secondaria superiore, sono sostenute annualmente con i fondi del Ministero della Pubblica Istruzione per la Direttiva 133/96, o con le risorse eventualmente provenienti da contributi volontari e finalizzati delle famiglie e/o degli studenti ai sensi del D.P.R. 567/1996 art.4, c.3 e D.P.R. 156/1999.

RENDICONTAZIONE CONTABILE Convenzione - ART. 7

Le scuole devono produrre una rendicontazione finale comprensiva della relazione sulle attività e della rendicontazione contabile, pena la restituzione del contributo assegnato.
La rendicontazione finale è riferita a progetti che nel mese di ottobre di ogni anno vengono ammessi al finanziamento e che devono trovare realizzazione e conclusione entro la fine di ciascun anno scolastico (31/08).
Essa è presentata al Gruppo di Coordinamento Interistituzionale attraverso la compilazione in formato elettronico (programma Excell) di un'apposita scheda, da inviare per posta elettronica alla segreteria del Gruppo di coordinamento interistituzionale presso il Comune di Firenze, Ufficio Tempi e Spazi della città all'indirizzo: temps5@comune.fi.it.

Vedi "Modulistica - per le istituzioni scolastiche "Scheda per la rendicontazione finale delle attività" (relazione delle attività svolte e rendicontazione contabile)"," - pag. 105.

Qualora le attività previste non siano realizzate o siano realizzate parzialmente e pertanto il contributo assegnato non sia stato speso o sia stato speso parzialmente, il dirigente scolastico deve darne comunicazione al Gruppo di coordinamento interistituzionale entro la scadenza prevista, indicando adeguata motivazione e eventualmente richiedendo di effettuare l'attività nell'anno scolastico successivo a quello previsto. In tale caso esso dovrà contestualmente dichiarare che il progetto attuato è il medesimo originariamente presentato (attività svolte, periodi e orari di svolgimento, soggetti che propongono, gestiscono e partecipano alle attività, piano delle spese) e indicare il numero della nuova delibera di Consiglio di Circolo/Istituto con la quale il progetto è assunto fra le attività della scuola per l'anno scolastico in corso. Eventuali variazioni rispetto a quanto originariamente presentato devono essere comunicate e chiaramente indicate e sono ammissibili a condizione che non vengano modificate le caratteristiche del progetto e, per quanto riguarda il piano spese, che siano rispettate le tipologie di spesa e le percentuali massime previste.

MONITORAGGIO DELLE ATTIVITA' Convenzione - ART. 11

Ogni anno gli Enti promotori del progetto effettuano un monitoraggio nelle forme che ritengono più idonee. A tale scopo risultano fondamentali i dati forniti dalle scuole con la relazione finale delle attività.

Gli Enti Locali effettuano in qualsiasi momento verifiche sull'andamento dell'utilizzo degli spazi scolastici e delle attività connesse, ed in particolare in riferimento a:
- corrispondenza delle modalità di utilizzo degli spazi scolastici e delle relative attività con il programma dichiarato nella domanda di utilizzo
- sussistenza dei requisiti necessari all'autorizzazione a tale uso e attività

Provvedimenti di sospensione delle attività Qualora vengano meno i requisiti per i quali l'utilizzo degli spazi scolastici e le attività connesse sono state autorizzate, il Dirigente scolastico può assumere il provvedimento di sospensione, con successiva ratifica del Consiglio di Circolo o di Istituto, dandone tempestiva comunicazione al Gruppo di coordinamento interistituzionale.

Pagina a cura di Sandra Benvenuti
Data di verifica/aggiornamento: 18-09-2003

 

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