Il 18 febbraio 1853 in ogni circondario si istituiscono i consigli di reclutamento⁶⁵. Lo scopo è quello di realizzare un'economia gestionale svolgendo collettivamente le operazioni necessarie per l'arruolamento militare. Ciascun consiglio è presieduto dal sotto prefetto o in sua assenza dal delegato di governo ed è composto dai gonfalonieri dei comuni del circondario e dal cancelliere ministro del censo che svolge le funzioni di segretario. Nei suburbi di Firenze l'incarico è affidato al cancelliere che serve il maggior numero di comunità comprese in ciascun circondario. Fiesole si trova a far parte di un circondario che include Rovezzano, Bagno a Ripoli e Pellegrino e poiché tre delle quattro comunità appartengono alla cancelleria di Fiesole, al titolare di essa spetta quindi di svolgere le funzioni di segretario.

In merito alla documentazione relativa al reclutamento militare prodotta nell'ambito dei circondari, con circolari dirette ai gonfalonieri e ai cancellieri⁶⁶ si stabilisce che, contrariamente a quanto fino ad allora attuato, gli atti non saranno più conservati negli archivi dei singoli comuni ma saranno depositati tutti insieme nell'archivio del comune capoluogo del circondario. L'incarico della loro conservazione è attribuita al cancelliere ministro del censo nella sua qualità di segretario del consiglio.