Risultano presenti: per il Comune di Bagno a Ripoli la dott.ssa Maria Cristina Perdetti assessore, per il Comune di Barberino il dott. Samuele Megli delegato del sindaco, per il Comune di Calenzano il dott. Giuseppe Carovani sindaco, per il Comune di Figline il dott. Gabriele Ricci assessore, per il Comune di Firenze il dott. Simone Siliani assessore, per il Comune di Reggello la dott.ssa Wilma Natali assessore, per il Comune di Scandicci il dott. Stefano De Martin delal istituzione Culturale, per il Comune di Sesto Fiorentino la dott.sa Francesca Chiavacci presidente dell’Istituzione culturale Sesto idee, sono altresì presenti Luca Brogioni Responsabile del Coordinamento SDIAF, Luana Bigi Dirigente del Servizio Attività Culturali, Simonetta Merendoni della Provincia di Firenze, Sara Pollastri di Sesto Fiorentino, Grazia Asta del Quartiere 4, Alessandro Bonechi di Scandicci, Sonia Elisi di Reggello, Barbara Sani di Bagno a Ripoli, Luigina Neri di Calenzano,.

Alle 10.00 l’Assessore di Firenze Simone Siliani introduce la riunione esprimendo quanto segue:

Ci riuniamo dopo un anno dall’approvazione della nuova Convenzione per il funzionamento del Sistema Documentario SDIAF per valutare alcuni prodotti e attività svolte e per sviluppare le attività e ampliare i partecipanti. Considerato lo sforzo organizzativo necessario alla riuscita dell’incontro e l’importanza delle questioni da trattare sarebbe stata più auspicabile una partecipazione maggiore da parte dei rappresentanti dei Comuni aderenti al Sistema SDIAF e ci auguriamo che per il futuro ciò avvenga.

Come Assessorato alla cultura abbiamo attivato l’Ufficio di Coordinamento del Sistema, che è cresciuto nel tempo e ora vede impegnati 3 Tecnici a tempo indeterminato e 1 volontaria in Servizio civile.

L’attività si è focalizzata in due campi principali:

1. nella valorizzazione della rete con la realizzazione (o nella prosecuzione) di servizi generali (catalogo cumulato, corriere, linea pubblicitaria di comunicazione della quale sono state realizzate le tesserine), di materiali e attività generali usufruibili localmente ( il video Archivi in comune, il ricettario Leggere fa bene in collaborazione con la Bib. Isolotto del Quartiere 4 di Firenze, il concorso Libernauta in collaborazione con l’Istituzione culturale di Scandicci, in realizzazione Non solo Incas con "LiBer" per il progetto La Toscana e le Americhe), con la formazione del personale e la promozione di gruppi di lavoro che spaziano dagli acquisti all’automazione.
2. nella valorizzazione dei singoli Archivi e Biblioteche, dei singoli progetti nella nuova dimensione di rete.
• Per gli archivi con il sostegno alle iniziative di inventariazione, la pubblicazione degli inventari pre unitari e post unitari di Archivi comunali (Scandicci, Sesto, Fiesole) nella collaborazione alla pubblicazione di inventari di archivi di istituti come la Fondazione Calducci, e l’Archivio contemporaneo Bonsanti del Gabinetto Vieusseux.
• Per le biblioteche pubblicando i cataloghi informatizzati oltre che in forma cumulata anche singolarmente e nel valorizzare e promuovere nella rete iniziative di qualità dei singoli come il progetto Leggere in Ospedale – Un libro per amico della biblioteca di Bagno a Ripoli, la rivista "LiBer" del comune di Campi Bisenzio, il progetto Il futuro della memoria per l’accesso integrato in linea ai beni culturali documentari e bibliografici del comune di Firenze. Con la realizzazione del progetto Mediateca 2000 per il quale si sono ottenuti finanziamenti per la realizzazione di 6 punti di mediateca nelle biblioteche della rete e porterà nel prossimo anno a realizzare una postazione informatizzata multimediale per gli utenti in ogni biblioteca pubblica della rete.

Nella cartellina è inoltre unito un piccolo "bilancio" economico che ci mostra come la massa critica costituita dal sistema e il sostegno alle reti della Provincia di Firenze e della Regione Toscana possano portare fondi e sostegno allo sviluppo dei nostri servizi. (siamo passati da 161.000 Euro del 2002 ai 312.000 di questo anno). I fondi arrivano in realtà molto in ritardo addirittura i primi mesi dell’anno successivo ma possiamo contarci e impegnarli.

Il programma dell’incontro ci "sottopone" ora alla visione del documentario didattico - istituzionale Archivi in comune realizzato dai nostri tecnici in collaborazione con la Sovrintendenza Archivistica e l’assistenza del giovane regista Leandro Giribaldi (13 minuti la durata) che può essere utilizzato per creare occasioni di presentazioni delle attività e del lavoro svolto sia in campo archivistico che bibliotecario in ogni Comune così come la dimensione di rete assunta per lo svolgimento delle attività nel corso delle quali valorizzare l’intervento delle amministrazioni.

Per quanto riguarda gli aspetti decisionali siamo chiamati a rispondere alla richiesta di adesione allo SDIAF di 11 Istituzioni culturali (Accademia della Crusca, Gabinetto G:P: Vieusseux, Istituto Gramsci, Fondazione Balducci, Associazione Istituto De Martino, Istituto storico della resistenza, Fondazione Primo Conti, Club alpino Italiano- CAI, Arpat, Società Dantesca Italiana, Centro Nazionale del libro parlato Nastroteca Stefano Bruni), a queste si aggiungono le collaborazioni con il sistema da parte di altre Biblioteche e Istituzioni come la l’Università degli studi di Firenze e le sue 22 Biblioteche, la Biblioteca della Giunta Regionale, la Biblioteca Marucelliana, l’Accademia dei Georgofili, l’Archivio del Risorgimento, gli Assi Giglio Rosso, il Centro di documentazione FILI della Libreria delle donne, il Centro di documentazione di storia della sanità fiorentina, la Biblioteca Chiarugi dell’ex ospedale di San Salvi, la Facoltà Teologica dell’Italia Centrale, la Fondazione Turati, il Forum per i problemi dela pace e della guerra, l’Istituto Stensen, Mani Tese, la Biblioteca teatrale Spadoni del Teatro della Pergola che propongo di continuare e consolidare. Credo che già le domande di adesione di questi istituti rappresentino un passo importante e diano il senso dell’attenzione alla nostra azione volta a rendere accessibili a tutti i cittadini il patrimonio bibliografico e documentario dell’area.

Così come è sottoposta alla nostra valutazione la Convenzione tra le Reti documentarie della Toscana (predisposta dall’Assessorato alla Cultura della Regione) per la definizione del prestito interbibliotecario a livello regionale, già attivato sperimentalmente con l’iniziativa Libri in rete. Ovvero la possibilità di ricorrere ai patrimoni delle altre Biblioteche e reti documentarie della Toscana qualora il testo non fosse ritrovato all’interno di SDIAF, dell’Università di Firenze e della Marucelliana. Inoltre grazie alla disponibilità della Biblioteca del comune di Reggello è stato attivato sperimentalmente un contatto e lo scambio di libri in prestito interbibliotecario tra le Biblioteche della Comunità montana del Mugello e SDIAF senza aggiunta di costi, si tratta di ufficializzare l’attività dato il buon esito della fattibilità tecnica dell’interscambio.
 
 

Sugli sviluppi futuri più che sulle azioni promozionali, gli sviluppi o la nascita dei servizi multiculturali, le collaborazioni con ulteriori Istituzioni, focalizzerei l’attenzione sullo sviluppo dell’automazione. Accanto al catalogo si rende sempre più necessario offrire un sistema di gestione in linea dei prestiti che possa dar subito conto al cittadino (e agli operatori delle biblioteche) se il libro è disponibile o meno, renda possibile la prenotazione direttamente da internet una volta trovata l’opera sul catalogo e possa attivare per ogni singola biblioteca servizi mirati alla persona coma la richiesta delle fotocopie o l’invio del libro a domicilio. Il processo per arrivare alla condivisione di un programma gestionale in linea è lungo, non è semplice e prevede un impegno finanziario e di formazione non indifferente. Necessita inoltre di linee di collegamento abbastanza veloci e affidabili e di un supporto centrale sia per la gestione del programma che del Server sia per l’interfaccia con le biblioteche.

La catalogazione in rete inoltre offre oggi sistemi per la cattura e la copia dei dati in linea evitando le lungaggini di una immissione ex novo dei dati in locali liberando risorse per i servizi al pubblico, per la cura della qualità delle raccolte e per la cura della qualità della catalogazione e dell’indicizzazione. Attualmente solo nel comune di Firenze è attivo e in progressiva diffusione, un programma di catalogazione di nuova generazione. E anche in un’area limitata la difficoltà maggiore è stata nelle linee di connessione. Stante la semplificazione offerta dal programma prescelto nel 1999 che non richiede installazioni di alcun software specifico nelle macchine in rete ma si avvale di Explorer o Navigator.

L’automazione va a toccare procedure consolidate, ma soprattutto diverse (attualmente abbiamo soltanto a livello di comuni 5 sistemi di gestione diversi di cui 4 di origine MS.DOS e 1 WINDOWS e 4 sistemi di catalogazione di cui 2 MS.DOS, 1 WINDOWS e 1 LINUX in rete internet). Va detto che i prestiti all’utente dei libri pervenuti in prestito interbibliotecario sono gestiti manualmente.

Come Assessorato abbiamo fatto inserire il progetto di sistema di gestione in linea nel progetto di E-Government firmato dai nostri comuni per nuovi servizi al cittadino (mancava solo Impruneta, non so se si è aggiunto nell’estate) al fine di recuperare un po’ di finanziamenti e il sostegno dei Servizi Informativi.

Si tratta di invitare i tecnici a procedere verso una proposta possibile di automazione generale (per compatibilità dei dati e per compatibilità delle possibilità di investimento e per gli altri parametri che vorremo indicare) sapendo che dolorosamente modificherà anche parte consistente delle procedure consolidate, oppure di confermare l’esistente e dare l’indicazione di ampliare lentamente e solo dove le condizioni lo rendano possibile e favorevole l’acquisizione di nuove procedure. Non sarebbe male al fine di trattare meglio questa complessa materia creare un gruppo di lavoro con tempi limitati che presenti analisi e progetti al fine di una migliore realizzazione finale.

Si assiste alla proiezione del video Archivi in comune.

Sara Pollastri: esiste uno stereotipo legato agli Archivi che li vede unicamente come un ammasso più o meno inutile di carte polverose che interessano solo i "topi" animali e non. Gli archivisti combattono contro questo luogo comune tramite varie strategie di promozione. L’Archivio non è più quindi un soggetto passivo, bensì va autonomamente a cercarsi le possibili fasce di utenza. Si sono fatte molteplici esperienze tramite visite di scuole ed aperture straordinarie. Al primo livello vi è la visita guidata, ma per renderla più partecipata e non solo museale si è pensato di sfruttare le nuove tecnologie e da qui è nata l’idea di creare il video. E’ stato infatti ritenuto il mezzo più idoneo e facile per veicolare una materia affascinante ma ostica ad un pubblico non specialistico come i ragazzi. Bisogna far capire l’importanza e far conoscere ed apprezzare la recente condivisione in rete dei dati fra i diversi Archivi.

Simone Siliani: si complimenta per il video ed invita ad aprire un dibattito e ad esprimersi sulle nuove adesioni e sull’accettazione o meno del progetto regionale relativo al prestito interbibliotecario; inoltre invita a ratificare il prestito con la comunità montana del Mugello.

Francesca Chiavacci, Grazia Asta, Luca Brogioni, intervengono sul video e nel dibattito che ne scaturisce viene evidenziata la proposta di realizzare un uguale documentario sulle biblioteche SDIAF pienamente approvata dai presenti. Come indicazione di lavoro la realizzazione del testo viene delegata a un gruppo di lavoro di bibliotecari coinvolgendo per la nuova realizzazione attrici e attori.

L’Assemblea valuta positivamente le prove effettuate per l’attivazione del prestito interbibliotecario tra le reti locali della Toscana e approva all’unanimità il progetto regionale relativo al prestito interbibliotecario regionale Libri in Rete e la Bozza di Convenzione propostaci dalla Regione Toscana come naturale estensione dell’attività di prestito all’interno della rete.

L’Assemblea approva all’unanimità l’adesione allo SDIAF dei nuovi Enti e istituzioni culturali: Accademia della Crusca, Gabinetto G:P: Vieusseux, Istituto Gramsci, Fondazione Balducci, Associazione Istituto De Martino, Istituto storico della resistenza, Fondazione Primo Conti, Club alpino Italiano- CAI, Arpat, Società Dantesca Italiana, Centro Nazionale del libro parlato Nastroteca Stefano Bruni.

Si apre un dibattito sul migliore comportamento da adottare in merito al progetto dell’automazione e l’Assessore Siliani si impegna a coinvolgere gli amministratori dei comuni aderenti nell’esaminare le varie proposte che verranno presentate. Si rimandano quindi le decisioni in merito al progetto dell’automazione ed al progetto 2004 alla prossima riunione del Collegio dei Sindaci.

L’assemblea si chiude alle ore 12.00