Con questo documento si presentano le possibili modalità di attuazione di quanto richiesto dall'Amministrazione con nota del Sindaco del 7/12/1995 concernente l'avvio di un progetto obiettivo riguardante la rete interna, la rete civica e la sperimentazione relativa all'applicazione della legge n. 241/90.

La proposta descrive l'ambito generale dei sistemi attuali su cui va ad inserirsi l'intervento nonché gli obiettivi generali da perseguire indicando finalità complessive, modalità organizzative delle componenti il progetto, risorse occorrenti nonché tempi da prevedersi per le varie fasi operative e costi diretti o indiretti connessi alla loro attuazione.

Si rimanda ai compiti dei gruppi di lavoro, che verranno a costituirsi, la redazione delle specifiche di dettaglio tecnologico-sistemistiche, applicative ed organizzative.

1) Situazione attuale

"... La dotazione informatica del Comune di Firenze è costituita da:

- una struttura centrale rivolta alla gestione di procedure che hanno un utilizzo trasversale in tutti gli uffici comunali (Anagrafe, Bilancio, Deliberazioni) ed altre che per ampiezza e complessità sono gestite dal calcolatore centrale (Acquedotto, Vigili, Tributi, Annona).

- una molteplicità di P.C. rivolti ai processi di automazione di ufficio, come singole postazioni o in rete. Talvolta hanno raggiunto dimensioni per numero e complessità tali da configurarsi come sistemi autonomi sul piano operativo pur essendo collegati al sistema centrale..." (dal rapporto del Dr. Gabbriellini del Dicembre u.s.).

Per quanto riguarda alcune procedure particolari come la gestione del personale essa è residente sul calcolatore centrale e verrà interfacciata con un sistema dedicato di rilevamento presenze mediante badge magnetico in fase di installazione.

Un ruolo peculiare hanno le informazioni di carattere cartografico territoriale associate a basi-dati interne di natura relazionale (PRG, Verde, Acquedotto, Protezione Civile) con connessioni con banche dati esterne.

Le informazioni di natura non strutturata documentale, associate comunque a data base di ricerca indicizzati, di valenza istituzionale risiedono su due sistemi ad hoc presenti c/o l'Ufficio Matricola del Personale e c/o gli Affari Generali rispettivamente per l'archiviazione dei fascicoli matricolari del personale e dei testi delle delibere esecutive. In generale la produzione di testi e di documenti vari trova la sua destinazione nelle relazioni interufficio ed esterne e si avvale di strumenti tipici di Office Automation abbastanza standardizzati e integrati da procedure di protocollo indicizzate.

Le procedure esistenti, sia a livello centrale sia quelle riguardanti alcune aree specifiche, sono in grado di fornire una grande quantità di informazioni utili per il cittadino, permettendo di rendere la macchina comunale più trasparente e in alcuni casi anche più efficace.

2) Finalità Progetto Obiettivo

Generalità:

Il progetto si propone un risultato quantitativo e qualitativo che accresca la trasparenza dell' Ente, l'efficienza, l'efficacia e la qualità del lavoro con risvolti anche di natura economica che tendano ad un progressivo accrescimento del rapporto benefici/costi aziendali e della professionalità interna ad esso collegata.

Cio' avvalendosi di nuovi strumenti e informazioni, sia create internamente che provenienti esternamente, aggiornate e certe, che supportino l'Amministrazione nelle sue decisioni che a loro volta troveranno adeguati strumenti e strutture informative che le diffondano ai fruitori dei servizi offerti dal Comune.

È da prevedersi un ampliamento della circolarità interna delle informazioni nonché un miglioramento del processo di integrazione e di univocità delle medesime garantendone comunque l'assoluto livello di tutela sia di accesso che di elaborazione.

Parallelamente, e nella stessa logica, dovrà rendersi possibile un moderno interscambio di informazioni e dati con le realtà amministrative, economiche, culturali etc... del territorio.

2.1 Sottoprogetto Reti (Interna e Civica)

La distribuzione dei P.C. e le loro caratteristiche sia di postazione in sé che di integrazione in rete locale consentirà di mettere in comunicazione uffici che hanno necessità di scambiarsi informazioni e dati mediante prodotti di posta elettronica e di comunicazione (modem-fax, emulazioni remote etc...) già forniti con i sistemi operativi presenti o disponibili come software "freeware" su siti della rete Internet e già provati. Potrà anche essere data la possibilità, agli uffici autorizzati, di consultare banche dati esterne o interne alla Amministrazione usufruendo di prodotti di ricerca e di "navigazione" particolarmente potenti e versatili che facilitano l'accesso alla documentazione.

Sarà possibile estendere il numero di postazioni interessate ad utilizzare la posta elettronica sfruttando anche la rete di terminali del calcolatore centrale e le connessioni che esso ha già con le reti locali di P.C.

Informazioni a carattere più di controllo e di monitoraggio (sedi, processi etc..) potranno invece usufruire del supporto di rete Telecom "argotel", in via di installazione su tutte le 360 sedi comunali per l'acquisizione in primis delle smarcature del sistema di rilevamento presenze.

Oltre che come fruitore della rete, il Comune di Firenze potrà aprire una finestra sul mondo e offrire informazioni sulle proprie attività, la propria struttura, i servizi che è in grado di proporre e gli adempimenti istituzionali da e verso i cittadini.

Potrà entrare sulla rete telematica internazionale (Internet) con un proprio server WWW (World Wide Web), ambiente che è divenuto uno standard de facto (utilizzato da operatori, enti, organizzazioni di tutto il mondo) e "l'emblema della documentazione e della trasparenza".

Esso potrà contenere - opportunamente riconvertite in detto ambiente - in prima istanza informazioni già praticamente "pronte" negli archivi comunali : Ordine del giorno del Consiglio Comunale, Iter Delibere, Funzioni degli Uffici, Organizzazione Ente, Banche dati di interesse culturale, sociale, sanitario etc... ed eventualmente altri supporti informativi e documentali più innovativi di rilievo istituzionale.

2.2 Sottoprogetto Legge 241

Il Comune di Firenze già con provvedimento n. 1996 del Luglio '95 ha espresso la volontà di promuovere progetti che realizzino "...sistemi che consentano la fornitura di servizi ai cittadini ed Enti, nello spirito di attuazione degli obiettivi e contenuti della legge 7 Agosto 1990 n. 241 ...". aderendo alla iniziativa della Regione Toscana che ha approvato e reso esecutivo il "Progetto per l'Informatizzazione in applicazione della Legge n.241/90 nella Regione Toscana per gli Enti Locali" a seguito della convenzione tra Regione Toscana e Dipartimento della Funzione Pubblica.

Il via a questo intento dell'Amministrazione dovrà tener conto che le caratterizzazioni concrete che dovranno scaturire dal progetto stesso e dalla sua attuazione sono sostanzialmente da ricercarsi nell'efficienza e nella semplificazione dell'iter amministrativo nonché nella facilità di accesso agli atti amministrativi e nella trasparenza dell'informazione.

Gli archivi che potrebbero per primi essere interessati a tali processi, avvalendosi dello schema della delibera citata - in attesa di essere compiutamente redatto e firmato proprio per gli sviluppi che potrebbe dare questo progetto obiettivo alla collaborazione tra i due Enti - sono le pratiche edilizie, i LL.PP., le licenze di commercio, le gare di appalto, il protocollo istituzionale in quanto queste procedure sono nella fornitura prevista dalla Regione Toscana e oggetto della gara da essa espletata.

Il progetto regionale prevede la cessione in comodato d'uso gratuito sia di hardware dedicato che di software specifico costituito da una parte di prodotti standard e dall'altra di personalizzazioni di cui ogni ente (dei 54 previsti) ha bisogno, garantendo l'integrazione dell' esistente nell'ambiente di sviluppo associato alle procedure oggetto della fornitura.

L'integrazione dovrà essere vista anche in senso più generale tenendo conto dell'architettura di rete del Comune di Firenze e delle iniziative autonomamente intraprese di cui al punto 2.1.

3) Gruppi di lavoro

3.1 Gruppo Direttivo

Ha il compito di definire il progetto esecutivo e di dare indicazioni su come canalizzare le conseguenze organizzative sulle strutture interessate, Raccoglie indicazioni dai SS.FF. inerenti il progetto e tiene altresì i raccordi Istituzionali con le strutture esterne interessate.

Riferisce all'Ammistrazione sull'avanzamento dei lavori e i risultati raggiunti e opera secondo la seguente tabella di riferimento:

Analisi	250 ore-persona
Specifiche	300      "
Gestione	650      "

Composizione :

Dr. Giovanni Antinori	Segretario Generale
Dr. Riccardo Cattaneo	(Organizzazione)
Dr. Mauro Gabbriellini	(Informatica)
Rag. Marcello Billi	(Provveditorato)
Dr. Alessandro Villani	(Informatica)
Ing. Massimo Cappuccini	(v. coordinatore Sottogruppo Reti - vedi 3.2)
Dr. Roberto Caselli	(v. coordinatore Sottogruppo 241 - vedi 3.3)
Dr. Piero Forosetti	(Comune Aperto)
Dr.ssa Sonia Nebbiai	(Organizzazione)
Sig.ra Susanna Giovannuzzi	(SOA) - (segreteria progetto )

Il Gruppo Direttivo si avvarrà della collaborazione del Prof. Paolo Maurenzig dell'Università di Firenze in qualità di esperto, consulente di fiducia del Sindaco, col compito di sovraintendere al progetto stesso e di tenere un particolare raccordo con altri Enti in relazione ad esperienze analoghe. Si avvarra’ anche dell'apporto di esperti delI’ Istituto di Documentazione Giuridica del CNR e della Regione Toscana con particolare riferimento alle loro competenza e al loro ambito di attivita’.

Il Gruppo Direttivo si raccorda con il gruppo di lavoro di cui all’ordinanza n. 5236/95 e potrà avvalersi anche di altri esperti di Enti o Aziende cointeressati alla buona riuscita del progetto.

Il responsabile del progetto sovraintende al lavoro dei sottogruppi che si svolgerà secondo la seguente articolazione:

3.2 Sottogruppo Reti (Interna e Civica)

Ha il compito di predisporre il progetto dell'infrastruttura tecnologica di rete che assolva alle finalità richieste dall'Amministrazione e definite dal progetto esecutivo redatto dal Gruppo direttivo ed individua i prodotti di sistema e di ambiente che consentano la realizzazione delle applicazioni del caso.

Ciascun componente del gruppo, secondo le proprie competenze, lavora alla realizzazione e ne cura il collaudo secondo la seguente tabella di riferimento:

Analisi	300 ore-persona
Specifiche	150      "
Produzione	600      "
Collaudo	300      "

Composizione :

Ing. Massimo Cappuccini	(SOA) - (coordinatore del sottogruppo)
Sig.ra Stefania Bechelli - Sig. Luca Lanzoni	(Comune Aperto)
Sig. Roberto Niccolai	(Informa Giovani)
Sig. Giuliano Guerrini	(LL.PP. Impianti )
Sig. Roberto Panichi - Sig. Raffaello Tortelli - Sig. Simone Cioni	(CED)
Sig. Andrea Fuochi - Sig. Davide Zenti	(SOA)

rimandando al progetto esecutivo, che sara’ redatto dal Gruppo Direttivo, l’ individuazione del pacchetto minimo di ore che ciascun componente del sottogruppo dovrebbe garantire (tenuto conto della specifica professionalita’, delle proprie competenze e dei carichi di lavoro eventualmente gia’ assunti), considerando possibili anche altri contributi di personale ivi non elencato e comunque nei limiti del pacchetto complessivo di ore di cui sopra.

Potra’ avvalersi anche di esperti di Università, CNR, INFN e di Aziende che hanno già rapporti di collaborazione con l'Amministrazione.

3.3 Sottogruppo Legge 241

Ha il compito di attivare le fasi operative del progetto comunale integrato dal progetto regionale precisato nei reciproci rapporti dalla convenzione tra i due Enti.

Segue l'attuazione delle fasi di personalizzazione ed installative contribuendo direttamente, ciascun componente secondo le proprie competenze e professionalita’, alle realizzazioni e al collaudo delle medesime secondo la seguente tabella di riferimento :

Analisi	300 ore-persona
Specifiche	150      "
Produzione	300      "
Collaudo	300      "

Composizione :

Dr. Roberto Caselli	(Ufficio del Consiglio)- (coordinatore del sottogruppo)
Dr.ssa Silvia Scarsella	(Ufficio Area Metropolitana)
Sig. Carlo Lucherini - Sig. Paolo Pescini - Sig. Giovanni Rossi	(CED)
Sig. Andrea Tombelli - Sig. Gianni Sferragatta	(SOA)

rimandando al progetto esecutivo, che sara’ redatto dal Gruppo Direttivo, l’ individuazione del pacchetto minimo di ore che ciascun componente del sottogruppo dovrebbe garantire (tenuto conto della specifica professionalita’, delle proprie competenze e dei carichi di lavoro eventualmente gia’ assunti), considerando possibili anche altri contributi di personale ivi non elencato e comunque nei limiti del pacchetto complessivo di ore di cui sopra.

Il Gruppo opererà in stretto contatto con i funzionari regionali responsabili della convenzione relativa alla applicazione della legge 241/90.

Potra’ avvalersi anche di esperti di Università, CNR e di Aziende che hanno già rapporti di collaborazione con l'Amministrazione.

Il Gruppo potrà avvalersi di altri contributi dei SS.FF. interessati, anche successivamente, ai progetti di applicazione della 241 nelle varie fasi di analisi e attuazione degli interventi stessi.

4) Risorse occorrenti

Le attività dei gruppi di lavoro, tenuto conto che le "normali" attività impegnano abbondantemente il personale interessato nel normale orario di servizio, dovranno svolgersi - di norma - fuori dall'orario di lavoro standard e cioe’ in straordinario. Tenendo conto del regolamento dei Progetti-Obiettivo, si presentano, sulla base delle stime sopra riportate in ore-persona, nell'arco di 12 mesi, i seguenti costi:

Spese per compensi orario straordinario	60 M.ni
Spese per compenso incentivante forfettario ai membri dei gruppi	(*) ? + (**)20 M.ni
Spese per consulenze e collaborazioni soggetti esterni	20 M.ni
Spese per assunzioni affiancamenti tecnici (a tempo determinato)	10 M.ni
(*) dirigenza (**) funzionari e tecnici (soglia min. d’ impegno: 100 ore)

Sono altresì da prevedersi alcune spese di completamento e potenziamento dei sistemi attualmente esistenti (router, gateway, backup etc...) e anche qualche nuova spesa di contratto e canone (provider internet ~ 25 M.ni/anno) fermo restando che per le comunicazioni si potrà far uso dell'esistente (linee interne sui centralini comunali) salvo un potenziamento adeguato di linee aggiuntive per l'accesso remoto al server internet e alle comunicazioni in generale gia’ peraltro richieste: (***) 60M.ni

(***) fondi minimi da considerare al 90% destinati agli adeguamenti e ai lavori sulle linee a carico del S.F. LL.PP. Impianti.

Per i fabbisogni informatici essi sono compresi nelle richieste di finanziamento sul cap. 40500 e contenute nei prospetti dei piani di spesa triennali di cui alle recenti previsioni gia’ in possesso del S.F. 13.

È da prevedersi un fondo per le spese di formazione e aggiornamento del personale all'uso dei nuovi prodotti e metodologie destinate agli uffici coinvolti: 10 M.ni.

Il responsabile del progetto definisce i dettagli delle spese occorrenti e ne liquida le spettanze.
La segreteria del progetto cura i verbali delle riunioni del gruppo direttivo nonché la istruttoria dei necessari provvedimenti connessi alle attività e alle forniture e predispone la liquidazione delle spettanze autorizzate dal responsabile del progetto.
Le sedute di lavoro di norma si tengono c/o la sede del SOA, Via Maragliano 31.

5) Tempi e fasi di attuazione

Dall'approvazione del progetto obiettivo si stimano:

3 mesi	- Posta elettronica interna e su Internet per gli Organi Istituzionali e i SS.FF. - Prototipo WWW per rete civica con le informazioni di cui al punto 2.1
12 mesi	- 50 % rete interna e primi collegamenti tra archivi - Estensione della posta elettronica e delle informazioni sulle rete civica - Primi prototipi su sperimentazione Legge 241
18/36 mesi	- anche oltre la conclusione del progetto obiettivo: completamento per fasi applicazione Legge 241 (v. progetto regionale) - 100% rete interna e nuove infrastrutture di rete