REALIZZAZIONE IN FORMA ASSOCIATA DEL PROGETTO "E-FIRENZE"

- Scrittura privata -

Il giorno 11 del mese di marzo dell’anno 2003 in Firenze, in Palazzo Vecchio, sede del Comune di Firenze, sito in Piazza della Signoria 1, sono presenti i soggetti designati dei seguenti Enti:

DEFINIZIONI

Dipartimento: Dipartimento per le Innovazioni e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri, Ente di selezione dei progetti e-Government presentati dagli Enti Locali.

Co-finanziamento: contributo del Dipartimento sul progetto, erogato dietro stipula di idonea convenzione con l’Affidatario.

Comune Capofila/Affidatario: il comune che ha presentato per conto di tutti gli enti compartecipanti e al quale competono funzioni di coordinamento delle attività.

Enti compartecipanti/aggregazione: gli enti partecipanti al progetto ed aderenti alla presente convenzione.

Comitato Guida: è presieduto dall’Assessore all’Informatizzazione del Comune di Firenze, Dott.ssa Elisabetta Tesi. Il Comitato Guida indica e approva gli atti di indirizzo e gli stati di avanzamento del progetto.

Decreto: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 14 febbraio 2002.

Avviso: avviso di apertura della selezione dei progetti e-Government, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n° 78 del 3 aprile 2002.

Scheda B1 integrata: il rapporto di descrizione analitica del progetto presentato al Dipartimento integrato con il documento conclusivo del gruppo di lavoro intercomunale "Servizi".

Tabella "A": criteri di ripartizione della spesa.

PREMESSO CHE:

• con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 14 febbraio 2002 sono state definite le modalità per il co-finanziamento di progetti finalizzati all’attuazione del Piano di azione e-Government emanato il 23 giugno 2000;
• in attuazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 14 febbraio 2002 veniva pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n° 78 del 3 aprile 2002 il primo Avviso per la selezione dei progetti che fissava alle ore 12.00 del giorno 10 giugno 2002 il termine di scadenza della presentazione dei progetti;
• i comuni suddetti hanno sottoscritto in Firenze il 22 aprile 2002 un protocollo d’intesa impegnandosi "a mantenere una stabile collaborazione per lo sviluppo di iniziative condivise nell’ambito del piano per l’e-Government nazionale";
• le comunità Montane Mugello e Montagna Fiorentina rappresentano istituzionalmente i Comuni di cui alle rispettive aree di appartenenza;
• in particolare la Comunità Montana Mugello si presenta come ente istituzionale espressione dei seguenti Comuni:

• in particolare la Comunità Montana Montagna Fiorentina si presenta come ente istituzionale espressione dei seguenti Comuni:

• in data 9 giugno 2002, il Sindaco del Comune di Firenze, presentava, in nome e per conto degli Enti sopra elencati, il progetto E-Firenze per il suo ruolo riconosciuto col protocollo sopracitato di Capofila;
• il progetto E-Firenze intende mettere a disposizione in 24 mesi un sistema di pubblicazione di quasi 30 servizi on line (Portale) e, mediante la redistribuzione dei servizi già realizzati nel progetto People, ulteriori 170 circa servizi che complessivamente rappresentano la risposta al 95% delle necessità di accesso ai servizi comunali da parte di cittadini ed imprese, sistema organizzato in cinque tematismi verticali (portale della fiscalità locale, portale dei servizi alla persona, portale dei servizi demografici, portale autorizzazioni e concessioni –ampliamento dello sportello unico imprese e cittadini-, portale dei servizi SIT) e su un’altra serie di servizi orizzontali (modulo di pagamento, accesso CIE/CNS, delivery multicanale, supporto Firma Digitale, modulo Document Management, etc);
• il progetto E-Firenze ha un valore progettuale definitivo di 3 milioni 856 mila euro, rideterminato dal Dipartimento su cui lo stesso ha riconosciuto un importo di co-finanziamento per 1 milione 310 mila euro, con una percentuale del 35%, mentre resta a carico degli enti E-Firenze la somma di 2 milioni e 546 mila euro, comprensivo dell’importo di 170 mila euro da trasferire a People per il riuso dei servizi ivi realizzati;
• ogni Ente partecipante al progetto E-Firenze ha preso atto degli oneri derivanti dalla partecipazione al progetto indicati nella medesima tabella;
• il Comune Capofila, nel prendere atto dell’organigramma di sostegno e di gestione del progetto, (descritto al capitolo 8 –Ruoli e gestione del progetto- della scheda B1 allegata al progetto) ha indicato quale responsabile istituzionale dello stesso e Assessore all’Informatizzazione del Comune di Firenze, la Dott.ssa Elisabetta Tesi; quale coordinatore del Comitato Tecnico/Project Management il Responsabile dei Sistemi Informativi del Comune di Firenze, Dott. Alessandro Villani;
• si ritiene da parte di tutti gli enti di ribadire le regole di compartecipazione sopraindicate come regole di buona convivenza e riportate al successivo art. 6 del presente atto;
• per l’ottenimento del co-finanziamento, ai sensi dell’art. 4 comma 1 del primo Avviso di selezione dei progetti e-Government risulta indispensabile formalizzare l’aggregazione degli compartecipanti al progetto in una forma associativa prevista dal Titolo II, Capo V°, del Decreto Legislativo 18 agosto 2000 n. 267, che si ritiene di individuare nella convenzione di cui all’art. 30 del testo di legge indicato;
• la convenzione regola quindi i rapporti tra gli enti impegnati a realizzare il progetto E-Firenze consentendo al Comune Capofila, che si conferma nel Comune di Firenze, di assumere a propria volta tutti gli impegni derivanti dalla convenzione che esso stipulerà col Dipartimento;
• Vista la lettera del 15.11.2002, prot. DIT/CD/2751 con il quale il Dipartimento riconosce il contributo di co-finanziamento e notifica il termine per la stipula della convenzione tra lo stesso ed il Comune di Firenze ai fini della realizzazione del progetto;

TUTTO CIÒ PREMESSO, SI CONVIENE FRA I SOTTOSCRITTORI DEL PRESENTE ATTO QUANTO SEGUE

1. La premessa costituisce parte integrante della presente convenzione.
2. Ciascun Ente E-Firenze ribadisce il proprio impegno alle finalità che hanno permesso di costituire l’aggregazione del progetto E-Firenze e a realizzarlo secondo le linee definite dalla medesima, e assicura agli altri compartecipanti che eviterà ogni decisione contraria all’impegno assunto nella consapevolezza dei danni che essa potrebbe determinare sia per sé sia per l’insieme dell’aggregazione.
3. Ciascun Ente E-Firenze prende atto che il progetto E-Firenze intende mettere a disposizione in 24 mesi, un sistema di pubblicazione di quasi 30 servizi on line (Portale) e, mediante la redistribuzione dei servizi già realizzati nel progetto People, ulteriori 170 circa servizi che complessivamente rappresentano la risposta al 95% delle necessità di accesso ai servizi comunali da parte di cittadini ed imprese, sistema organizzato in cinque tematismi verticali (portale della fiscalità locale, portale dei servizi alla persona, portale dei servizi demografici, portale autorizzazioni e concessioni –ampliamento dello sportello unico imprese e cittadini-, portale dei servizi SIT) e su un’altra serie di servizi orizzontali (modulo di pagamento, accesso CIE/CNS, delivery multicanale, supporto Firma Digitale, modulo Document Management, etc.).

Art. 2 - Oggetto

1. La presente Convenzione ha ad oggetto la definizione dei rapporti economici e giuridici tra gli enti che hanno aderito al progetto E-Firenze, al fine di suddividere gli oneri, i corrispettivi ed i risultati secondo criteri di uguaglianza, pari dignità nonché con riferimento alla dimensione e al tipo di ente.
2. Gli enti compartecipanti designano il Comune di Firenze quale Capofila dell’aggregazione degli enti compartecipanti, dando mandato ai suoi rappresentanti legali di sottoscrivere la convenzione col Dipartimento per l’ottenimento del co-finanziamento del progetto nella misura indicata dalla lettera del Dipartimento citata in premessa: il Comune di Firenze è quindi a tutti gli effetti l’Affidatario del progetto E-Firenze verso il Dipartimento.

1. Ciascun compartecipante dichiara che ha individuato l'ammontare della quota di finanziamento del Progetto posta a suo carico, come specificato nella tabella allegata alla presente convenzione e che vi farà fronte con idonei stanziamenti a carico del proprio bilancio per gli anni di progetto.
2. Ciascun compartecipante incarica il Comune di Firenze, con riferimento alle regole di compartecipazione descritte all’art. 6 ed alle obbligazioni derivanti dalla stipulazione della Convenzione con il Dipartimento per l’Innovazione, di realizzare –con l’utilizzo della struttura tecnico-organizzativa prevista nella scheda B1- il progetto E-Firenze rispettando obiettivi, contenuti, tempi, modalità esecutive di svolgimento e condizioni economiche convenute o disposte dal Dipartimento per l’Innovazione.
3. Ciascun compartecipante garantisce al Comune di Firenze la massima collaborazione per rendere il compito dell’Affidatario conforme alle necessità di realizzazione del progetto con le caratteristiche e le modalità definite nella scheda B1 integrata, ad approvare il piano di implementazione che sarà proposto dal Comitato Guida nonché fornendo il sostegno organizzativo per il funzionamento di E-Firenze.
4. Il Comune di Firenze si impegna a svolgere il ruolo di Capofila con la massima diligenza, atta a raggiungere sia gli scopi progettuali sia a garantire il mantenimento dell’armonia di rapporto tra gli enti E-Firenze avvalendosi della struttura di direzione e gestione del progetto richiamata al precedente comma 2.

1. La presente Convenzione ha durata pari alla durata del Progetto come da documentazione approvata dal Dipartimento.
2. La durata potrà essere prorogata in conformità di parallela autorizzazione riconosciuta dal Dipartimento al Comune Capofila.

Art. 5 – Referenti tecnici ed istituzionali

1. Ciascun Ente E-Firenze si impegna a mettere a disposizione del Comune Capofila i referenti tecnici ed istituzionali necessari: l’elenco completo dei referenti sarà riportato in apposita scheda che sarà trasmessa agli enti E-Firenze

Art. 6 – Regole di compartecipazione: responsabilità e compiti

1. Ciascun Ente compartecipante prende atto che la spesa progettuale è distinta in spesa condivisa ed in spesa diretta, secondo le decisioni che assumerà il Comitato Guida seguendo le indicazioni di progetto.
2. S’intende per spesa condivisa quella amministrata ed impegnata direttamente dal Comune Capofila ed in via generale:
• la spese di progettazione generale, di direzione, controllo e rendicontazione del progetto;
• le spese di progettazione e realizzazione delle infrastrutture e degli applicativi necessari per il progetto;
• ogni altra spesa attinente al ruolo di Capofila connessa alla fornitura di personale generico, spazi, beni e servizi generali necessari per la realizzazione delle spese già elencate;
• la spesa per la formazione e l'aggiornamento del personale degli enti partecipanti necessaria all'intero sviluppo del progetto compreso il riuso delle soluzioni;
• eventuali spese residuali che il Comitato Guida ritenga più conveniente ed opportuno centralizzare presso l’Affidatario.
3. I compartecipanti si impegnano a garantire al Comune di Firenze la realizzazione della spesa condivisa autorizzando, sin da ora, l’Affidatario ad acquisire dal Dipartimento le quote relative di co-finanziamento spettanti ad ognuno di essi, come indicato nella colonna 5 della medesima tabella, e dalla Provincia le quote relative di co-finanziamento, come indicato nella colonna 6 della tabella.
4. Si intende per spesa diretta quella gestita ed impegnata direttamente dall’Ente compartecipante che non rientri nella precedente previsione del comma 2 di questo articolo.
5. Ciascun compartecipante precisa che le spese connesse col progetto effettuate prima dell’avvio del progetto e dopo il 1° gennaio 2001 sono quelle risultanti dalla scheda che sarà inviata entro il sesto mese dall'avvio del Progetto, e che per queste spese intende vedersi riconosciuto pro-quota il co-finanziamento accordato dal Dipartimento sull’intero progetto: in ogni caso, il riconoscimento sarà in misura tale da non intaccare la quota di competenza di ciascun Ente compartecipante per la realizzazione della spesa condivisa.
6. Ciascun Ente compartecipante autorizza il Comune Capofila, che prende atto, a:

• destinare le somme versate da sponsor generali o dagli enti presentatori dei progetti collegati alla riduzione del costo totale di realizzazione della spesa condivisa;
• utilizzare per la realizzazione del progetto, stabilendo i corrispettivi di scambio, prodotti o risultati coerenti col progetto già realizzati o in corso di realizzazione da parte di enti E-Firenze;
• delegare il presidente del Comitato Guida che ha mandato di avviare e concludere ogni contatto e trattativa necessari su entrambi i punti precedenti.
7. Ciascun compartecipante approva le modalità di calcolo della spesa di progetto mediante l’utilizzo di standard di spesa a valere per classi dimensionali degli enti come da tabella allegata.
8. Ciascun compartecipante autorizza una eventuale redistribuzione agli altri enti E-Firenze dell’importo di co-finanziamento a cui non avesse più diritto per effetto di riduzioni o economie nella realizzazione della parte diretta di progetto.
9. Ciascun compartecipante è unico responsabile della documentazione comprovante la coerenza e la legittimità degli importi di spesa impegnati e destinati alla realizzazione dell'intero progetto.
10. Ciascun compartecipante può fruire di contributi di sponsor locali, che come tali si dichiarino.

1. Per la realizzazione delle singole spese dirette del Progetto, il Comune Affidatario corrisponderà al Comune compartecipante la quota di co-finanziamento erogata dal Dipartimento spettante al singolo Ente, come indicato in colonna 11 della tabella allegata nei seguenti termini e modalità:
• 30% della propria quota, alla richiesta del singolo Ente dopo l’inizio dei lavori;
• 50% della propria quota, al raggiungimento del 30% dei lavori realizzati dal singolo Ente;
• saldo pari al 20% della propria quota, al raggiungimento dell’80% dei lavori di progetto.
2. - Ciascun Ente compartecipante si impegna a fornire al Comune di Firenze esaustiva ed integrale rendicontazione della spesa delle somme, di cui alla colonna 11 della tabella allegata, ricevute quale contributo dal Dipartimento tramite il Comune Affidatario, come co-finanziamento sulla spesa diretta.

- Eventuali contributi provenienti da altri enti cofirmatari della presente convenzione potranno essere redistribuiti secondo i criteri definiti dal Comitato Guida.

3. La distribuzione degli oneri di realizzazione della parte condivisa del progetto fra i compartecipanti sarà tale da non richiedere ai comuni compartecipanti importi superiori a quelli loro afferenti come co-finanziamento statale.
4. Eventuali economie nella realizzazione della parte condivisa di progetto, ottenute dal Comune Capofila rispetto al budget approvato di spesa, potranno essere redistribuite tra gli enti E-Firenze in proporzione alla quota di co-finanziamento ad essi attribuita o per ampliamenti del progetto.

1. Ogni variazione del progetto, che ciascun compartecipante dovesse ritenere utile o necessaria, anche se limitata alla parte di gestione diretta, deve essere preventivamente concordata col Comune Capofila, sentito il Comitato Guida ed eventualmente approvata dal Dipartimento ove sia necessario.
2. Ciascun Ente adotta ogni utile misura organizzativa al fine di consentire all’Affidatario di poter disporre, in ogni momento, delle informazioni inerenti le spese e le attività del progetto.

Art. 9 – Diritto di riuso

1. Ciascun compartecipante si impegna a rendere disponibile alle amministrazioni pubbliche le esperienze e le soluzioni realizzate nell’ambito del progetto, secondo quanto previsto dalle norme vigenti e dalla convenzione che il Comune Capofila adotterà col Dipartimento.

Art. 10 - Esclusione di responsabilità

1. Ciascun compartecipante prende atto che il Comune Capofila non potrà assumere oneri oltre l’importo massimo definito nella tabella allegata per la realizzazione del Progetto, e che lo stesso vincolo vale per sé medesimo: qualsiasi impegno e responsabilità comunque assunti nei confronti dei terzi da un compartecipante in esubero a quanto stabilito faranno carico solo al suo bilancio.

Art. 11 – Responsabilità per inadempienza progettuale

1. Gli enti E-Firenze prendono atto che il Comune di Firenze riconosce che i termini, le condizioni e le modalità di attuazione del Progetto, stabiliti sia nella sua Convenzione col Dipartimento sia nel progetto, sono a tutti gli effetti perentori ed essenziali con conseguente risoluzione di diritto da parte del Dipartimento in caso di inadempienza. Restano comunque salvi gli effetti di cui all’art. 9 che precede.
2. In caso di risoluzione da parte del Dipartimento della convenzione col Comune di Firenze per responsabilità degli enti compartecipanti con richiesta di retrocessione del co-finanziamento ricevuto, ciascun Ente E-Firenze, ove ritenuto responsabile, si impegna a non rivalersi o a restituire pro-quota al Dipartimento o all'Affidatario le somme di cui al contributo statale.
3. Ove non si trovi l’accordo comune, la dichiarazione di responsabilità e la misura delle compensazioni doverose saranno di competenza del Collegio Arbitrale di cui al secondo comma dell’art. 12 della presente convenzione.

1. Gli enti E-Firenze si impegnano a risolvere amichevolmente tutte le controversie che dovessero comunque insorgere tra loro in dipendenza della presente convenzione nel rispetto della previsione di impegno di cui al secondo comma dell’articolo 1.
2. In caso di mancato accordo, la risoluzione della controversia insorta, anche in corso di realizzazione del progetto, sarà devoluta ad un Collegio Arbitrale composto da tre membri, dei quali due saranno designati uno ciascuno dalle parti ed il terzo, con funzioni di Presidente, dal Presidente del Tribunale di Firenze.
3. La pronuncia del Collegio su un caso vincola i compartecipanti ad accettare la stessa soluzione in caso di eventuali successive e analoghe.
4. Il Collegio Arbitrale, che avrà sede a Firenze, deciderà con procedimento rituale secondo equità.

Art. 13 – Trattamento dei dati personali

1. Tutti i dati personali saranno utilizzati dall’Affidatario per soli fini istituzionali, assicurando la protezione e la riservatezza delle informazioni secondo la normativa vigente.

Art. 14 – Oneri fiscali e spese contrattuali

1. La presente convenzione sarà registrata solo in caso d'uso ai sensi dell'articolo 5, secondo comma, del DPR 26 ottobre 1972, n. 634 e successive modifiche e integrazioni, a cura e spese della parte richiedente. E' inoltre esente da bollo ai sensi dell'articolo 16 della tabella B annessa al DPR 26 ottobre 1972, n. 642, modificato dall'articolo 28 del DPR 30 dicembre 1982, n. 955.

Comune / Ente	Designato alla firma	Qualifica	firma
BAGNO A RIPOLI	Marina Ristori	Dirigente Area Programmazione e Organizzazione
BARBERINO VAL D'ELSA	Sandro Bardotti	Responsabile Area Amministrativa
CAMPI BISENZIO	Riccardo Nucciotti	Assessore Informatizzazione
CERTALDO	Daniela Ciulli	Responsabile Settore Provveditorato Economato
EMPOLI	Rolando Bagnoli	Ragioniere Capo
FIESOLE	Monica Mani	Resp. Serv. Autonomo Segr. Operativa del Sindaco e della Giunta
FIGLINE VALDARNO	Massimo Migani	Segretario / Direttore Generale
FUCECCHIO	Feria Fattori	Dirig. Settore n.1-Affari Generali
GREVE IN CHIANTI	Andrea Cappelli	Responsabile Servizio Economia e Terrirorio
INCISA VAL D'ARNO	Daniela Dori	Capo Settore-1 Sett. Amm. Generale Supp. Att. Istituz.
LASTRA A SIGNA	Carlo Poggi	Responsabile Area Servizi Generali
MONTELUPO FIORENTINO	Luisa Bugetti	Responsabile Servizio Amministrazione Generale
SAN CASCIANO VAL DI PESA	Patrizia Leporatti	Responsabile Servizio Economico-Finanziario
SCANDICCI	Paolo Barbanti	Direttore Area Risorse e Servizi
SESTO FIORENTINO
SIGNA
TAVARNELLE VAL DI PESA	Anna Grassi	Responsabile Area Servizio Economico Finanziario
VINCI	A.M. Interlandi	Responsabile Area Servizi Affari Generali

COMUNITA’ MONTANA MONTAGNA FIORENTINA	Giuseppe Maturi	Resp.Servizio Cultura – Turismo-Svil.econom.- Servizi Associati
COMUNITA’ MONTANA MUGELLO	Vincenzo Massaro	Dirigente Servizio Ambiente e Territorio

PROVINCIA DI FIRENZE	Ennio Ghiandelli	Resp. Uff. Gestione Politiche Ricerca, Sviluppo Programmaz.
REGIONE TOSCANA	Giancarlo Galardi	Responsabile Servizi Telematici

COMUNE DI FIRENZE CAPOFILA

Alessandro Villani

Direttore Sistemi Informativi