1. Il presente regolamento disciplina la gestione dei fondi economali istituiti presso le Direzioni, i Servizi e gli Uffici del Comune per l’effettuazione di minute spese relative a beni e servizi occorrenti per il funzionamento dei servizi comunali e che rivestono carattere di urgenza oppure per spese di uso corrente per l’ufficio.

Il responsabile di ciascun fondo è l’agente contabile nominato dal dirigente del servizio, sostituito in caso di sua assenza o impedimento da un vice-agente contabile.

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2. Per ogni anno, i fondi economali sono autorizzati con apposita deliberazione di Giunta predisposta dalla Direzione Ragioneria sulla base di richiesta motivata pervenuta dalle Direzioni e dai Servizi interessati.

Per esigenze emerse nel corso dell’anno di costituzione di nuovi fondi economali, la Giunta provvederà a un’unica integrazione della suddetta delibera per le richieste pervenute entro il termine del 30 settembre.
 

3. Per la costituzione del fondo economale occorre un apposito provvedimento dirigenziale nel quale devono essere definiti i seguenti elementi essenziali:

• il nominativo dell’agente contabile e del vice-agente contabile;
• l’importo dell’anticipazione annuale costituente il fondo economale;
• le tipologie di spesa da sostenere in relazione alle specifiche esigenze di ciascun ufficio;
• l’assunzione dei relativi impegni di spesa;
• la richiesta del mandato di pagamento per l’erogazione dell’anticipazione.

4. Qualora l’importo dell’anticipazione sia uguale o superiore a €. 25.000,00, l’erogazione dell’anticipazione avverrà in tranches: pertanto in tal caso dovrà essere indicato anche l’importo della tranche iniziale e le successive saranno erogate a seguito di rendicontazioni parziali delle spese effettuate nel limite massimo dell’importo rendicontato.

5. Il mandato trasmesso in Tesoreria può essere riscosso dall’agente contabile interamente o per una sua parte, a seconda delle esigenze particolari di ogni ufficio.

6. Ogni spesa deve essere preventivamente autorizzata dall’agente contabile sulla base di una richiesta del responsabile del servizio, corredata dell’ammontare presunto della spesa e della dichiarazione di congruità della stessa.

Le spese effettuate con il fondo economale sono ordinate con buoni di pagamento numerati progressivamente e firmati dall’economo (ed eventualmente dall’incaricato al pagamento): ogni buono deve contenere:
• l’oggetto della spesa
• la ditta fornitrice
• l’importo della spesa
• il capitolo e l’impegno su cui la spesa dovrà essere contabilizzata
• l’importo residuo sull’impegno.
Laddove la spesa non sia documentata da fattura o ricevuta fiscale intestata al Comune di Firenze, ma solo da scontrino fiscale, il buono di pagamento deve essere sottoscritto dal creditore.
 

7. Gli estremi dei prelevamenti dalla Tesoreria e dei buoni di pagamento (data, numero, oggetto, importo) devono essere annotati in un apposito registro di cassa, rispettivamente in entrata e in uscita. Al termine di ogni mese deve essere riportato a fondo pagina il totale progressivo delle entrate e delle uscite.

8. Il limite per ogni singola spesa è fissato in €uro 500,00 + IVA.

Per casi specificatamente elencati e motivati, si può derogare a tale limite e fino a un massimo di €uro 1.500,00 con determinazione dirigenziale.
A tali disposizioni fanno eccezione:

• il Servizio Espropri - per il pagamento dell’imposta catastale per la registrazione e la trascrizione dei decreti d’esproprio, pari all’1% dell’indennità di esproprio;
• il Servizio Contratti e Appalti - per il pagamento di spese per pubblicazione di bandi di gara e di registrazione di contratti;
• la Direzione Affari Legali - per il pagamento dell’imposta di registro sulle singole sentenze, proporzionale all’importo liquidato sulle medesime.

9. Le tipologie di spesa che è possono essere effettuate con ogni fondo economale sono quelle indicate nella determinazione dirigenziale di costituzione del fondo, che a loro volta non possono divergere da quelle indicate nell’art.1 del presente regolamento.

Non è possibile in ogni caso procedere all’acquisto di beni durevoli neanche se il loro costo è inferiore al limite stabilito per le spese di parte corrente.

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10. Le somme non utilizzate devono essere rimborsate tramite versamento in Tesoreria Comunale entro il 31 dicembre.

11. Il rendiconto finale delle spese effettuate – redatto su apposito modello ministeriale n. 23 e corredato dei buoni di pagamento e dei giustificativi di spesa – deve essere presentato alla Direzione Ragioneria entro il 31 gennaio dell’anno successivo e approvato con apposita determinazione dirigenziale dove devono essere indicate:

• l’imputazione delle spese ai relativi capitoli e impegni
• l’indicazione – per ogni capitolo e impegno – dell’importo speso e delle eventuali economie sugli impegni
• la richiesta dei mandati di pagamento e delle reversali d’incasso per le operazioni di contabilizzazione delle spese
• la richiesta di effettuazione delle eventuali economie.

12. Le determinazioni di rendicontazione parziale di cui all’art. 4 – oltre agli elementi necessari per il rendiconto finale - devono contenere anche la richiesta di mandato di pagamento per il reintegro dell’anticipazione.

13. Qualora i fondi economali assegnati si rivelassero insufficienti, il Dirigente interessato potrà richiedere un’integrazione solo dopo che sia stato presentato il rendiconto finale della precedente anticipazione e sempreché nei capitoli di competenza sussista la necessaria disponibilità.

14. Gli incaricati della Direzione Ragioneria effettueranno nel corso dell’anno verifiche di cassa presso le casse economali allo scopo di verificare la corretta applicazione delle disposizioni del presente regolamento e di fornire agli agenti contabili indicazioni, chiarimenti e suggerimenti per la gestione dei fondi economali.

15. Tale regolamento riunifica e sostituisce le precedenti disposizioni contenute nelle delibere C.C. 1052/94, G.C. 3816/97, G.C. 2187/98, facendo salve le disposizioni integrative per i fondi economali presso i Gruppi Consiliari (Art. 87 e 88 del "Regolamento del Consiglio Comunale e degli altri organi istituzionali" – Del. C.C. 29/2000) e l’I.T.I.-I.P.I.A "L. Da Vinci" ("Regolamento finanziario dell’I.T.I.-I.P.I.A." – G.C. 1403/98).

Pagina a cura di Maurizio Melli
Data di verifica/aggiornamento: 20/09/2003